Det typiske bestyrelsesmøde

Hvordan foregår et bestyrelsesmøde?

Det typiske møde findes nok i virkeligheden ikke, da bestyrelsesmøder er lige så forskellige som virksomheder og for den sags skyld alle andre møder.

Men så lad mig fortælle om det optimale møde set fra min stol.

Under bestyrelsesmødet

Under mødet skal vi bruge så lidt tid som overhovedet muligt på kontrolopgaven. Vi har fået tilsendt alle relevante dokumenter og ledelsens afrapportering før mødet, og vi kan stille spørgsmål til materialet, men med mindre virksomheden er i krise, eller andre ekstraordinære forhold gør sig gældende, skal vi meget gerne ha' så gode kontrol- og rapporteringsmekanismer, at de formelle dele af afrapporteringen og kontrolopgaven er overstået relativt hurtigt. 

For så kan vi begynde at skabe værdi. Når vi har styr på kontrolopgaven, kan det udviklingsorienterede arbejde begynde. Og det er her, det for alvor bliver interessant.

Årshjulet

De mere udviklingsorienterede arbejde kører typisk efter et årshjul. Her er der udvalgt en række temaer, det er væsenligt bestyrelsen som minimum kommer igennem i løbet af et år, og så er de plottet ind i møderækken. Fx er der som regel et møde, der handler om budgetter for det kommende år, ligesom der også er et møde hvor årsregnskabet skal godkendes, og der er anledning til at gå lidt mere i dybden med det. 

Derudover kan temaerne for hvert enkelt møde være generiske (forretningsudvikling, Salg og markedsføring, Digitalisering, HR & kompetenceudvikling etc.) eller meget specifikke for den enkelte virksomhed, fx nye eksportmarkeder, alternative produktionsmetoder eller indførelse af robotics.

Behov for sparring og rådgvining

Efter at jeg nu i godt et år har prøvet at arbejde med årshjul i bestyrelsesarbejdet, bliver det dog tydeligt, at man ikke ubesværet hopper fra det ene tema til det andet fra gang til gang. Det er ikke sådan at fx salg og forretningsudvikling bliver irrelevant i maj, fordi vi havde det oppe på det møde i januar, ligesom digitalisering heller ikke er mindre interessant i december end i maj, hvor det var på dagsordenen.

Det hænger sammen med at bestyrelsen i mindre grad bruger tid på kontrolfunktionen på selve møderne og i højere grad bliver arbejdende og en rådgivnings- og sparringspartner for direktionen både på og mellem møderne. Derfor opstår der ofte et behov for større fleksibilitet i møderækken.

Fx kan der være brug for ekstra møder, der kan være brug for løbende opfølgning på konkrete strategiske indsatser, eller der kan være pludseligt opståede situationer, der kræver at bestyrelsen finder tid til yderligere diskussioner ud over det, der var planlagt iflg. årshjulet.