Bestyrelsesmødet er vanvittig vigtigt ift. at lave værdiskabende bestyrelsesarbejde, men jeg oplever også, at det er en lille smule undervurderet, så jeg har lavet en lille artikelserie, der tager fat i bestyrelsesmødet: Før, under og efter.
Her skal det handle den gode forberedelse til bestyrelsesmødet.
Forberedelse til et bestyrelsesmøde
Først og fremmest skal vi selvfølgelig have mulighed for at forberede os, og selve forberedelsen går - som jeg ser det på 2 ben.
Det handler dels om årshjulet og dels om agendaen til det enkelte møde.
Hvad siger årshjulet?
Først og fremmest er det langt nemmere at skabe struktur omkring det enkelte møde, hvis bestyrelsen har en klar plan for de ting, der skal nås hen over et helt år.
Her kommer årshjulet ind i billedet.
Årshjulet er med til at strukturere årets gang i bestyrelseslokalet, og jeg gennemgår årshjulet i mere detalje i denne episode af min podcast.
Materiale til mødeforberedelse
Når vi har en plan for, hvad vi skal igennem på det enkelte møde, er det nemt at lave en agenda.
Det er typisk adm.dir. eller den daglige ledelse, der laver agendaen og udarbejder det materiale, vi som bestyrelsesmedlemmer skal forberede os på forud for mødet.
Materiale til det gode bestyrelsesmøde
Materialet indeholder typisk:
Dagsorden for mødet (gerne med tidsangivelser, så alle kan bidrage til at holde tiden undervejs)
En opdatering fra direktionen: Siden sidst
Den økonomiske rapportering
Status og opfølgning på strategien
Materiale til behandling af øvrige punkter på dagsordenen
Materialet bliver typisk delt med bestyrelsen 1 uge forud for mødet, så alle har tid til at forberede sig.
ODB-modellen
Én af de ting, jeg selv har lært ved også at arbejde i politiske bestyrelser (som fx DGI’s hovedbestyrelse, hvor hovedbestyrelsesmedlemmerne vælges af medlemmerne), er ODB-modellen.
Den synes jeg også fungerer fint i den private sektor, fordi den giver en klar indikation af forventningerne til bestyrelsen.
ODB kommunikerer til os, om der er tale om:
En orientering
En drøftelse
En beslutning
Så spilder vi ikke tiden på at drøfte de ting, vi blot skal orienteres om - og omvendt kan vi arbejde os hurtigere igennem orienteringerne, så der er god tid til selve drøftelserne.
Forberedelse til bestyrelsesmødet
Når jeg selv går til bestyrelsesmøder, sørger jeg for at læse alt materialet godt igennem i god tid før mødet.
Her sørger jeg for løbende at notere evt. spørgsmål, som det er væsentligt, at jeg stiller på mødet, for at jeg har fod på, hvad der foregår.
Det kan fx være uddybende spørgsmål til igangværende projekter og aktiviteter, det kan være spørgsmål til evt. afvigelser i omsætning eller indtjening etc. etc.
Det er sjældent, jeg har mange spørgsmål, men der er altid noget, jeg har brug for at få uddybet.
Særligt ift. de aktiviteter og projekter, der falder ind under det digitale område, som jeg er hyret indtil at løfte, udvikle og udfordre.
